CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS, TERMOS DE USO E POLÍTICA DE PRIVACIDADE – PLATAFORMA ROOMFY
Versão: v2026.2
Última atualização: 28/06/2026
1. IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES E DEFINIÇÕES
1.1. Identificação da Plataforma
Este Contrato de Prestação de Serviços, Termos de Uso e Política de Privacidade regula o acesso e a utilização da plataforma digital Roomfy, de propriedade e operação da COGNEXA TECNOLOGIA E SERVIÇOS DIGITAIS LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 42.236.204/0001-76, com sede na Rua Najla Carone Guedert, nº 838, Palhoça, Santa Catarina, doravante denominada simplesmente “ROOMFY”, “CONTRATADA” ou “PLATAFORMA”.
Para fins de suporte, dúvidas, solicitações administrativas, privacidade e demais comunicações relacionadas a este instrumento, a ROOMFY poderá ser contatada pelo e-mail contato@roomfy.com.br, sem prejuízo de outros canais oficiais eventualmente disponibilizados na Plataforma.
1.2. Definições
Para os fins deste instrumento, os termos abaixo terão os seguintes significados:
a) Plataforma ou Roomfy: ambiente digital disponibilizado pela COGNEXA para gestão de espaços, agendas, reservas, planos, cobranças, pagamentos, clientes e relatórios de coworkings, espaços compartilhados, estúdios e negócios similares.
b) Gestor do Espaço ou Gestor: pessoa física ou jurídica responsável pelo coworking, espaço compartilhado, estúdio ou estabelecimento cadastrado na Plataforma, incluindo seu proprietário, representante legal, administrador ou colaboradores autorizados.
c) Cliente Final ou Membro: pessoa física ou jurídica que utiliza o ambiente disponibilizado por determinado Gestor para realizar reservas, adquirir planos, efetuar pagamentos ou utilizar serviços oferecidos pelo respectivo espaço.
d) Usuário: qualquer pessoa que acesse, cadastre-se ou utilize a Plataforma, incluindo Gestores, administradores, colaboradores e Clientes Finais.
e) Conta: cadastro individual criado na Plataforma, vinculado a um Usuário e, quando aplicável, ao ambiente de determinado Gestor.
f) Ambiente do Gestor: área personalizada da Plataforma destinada à administração do espaço e ao atendimento de seus Clientes Finais.
g) Plano: modalidade comercial contratada pelo Gestor para utilização da Plataforma, cuja precificação poderá variar conforme a quantidade de espaços ativos, funcionalidades contratadas ou demais condições comerciais apresentadas no momento da adesão.
h) Serviços: conjunto de funcionalidades disponibilizadas pela Roomfy, incluindo, entre outras, gestão de reservas, agendas, planos, clientes, cobranças, pagamentos integrados, relatórios financeiros e recursos administrativos.
i) Gateway de Pagamento: empresa terceira responsável pelo processamento de pagamentos, criação de subcontas, repasses, análise cadastral, prevenção a fraudes e demais serviços financeiros, atualmente integrado à Plataforma por meio do Asaas.
2. OBJETO E LICENÇA DE USO
2.1. Objeto
A Roomfy disponibiliza uma solução de software como serviço, ou Software as a Service — SaaS, destinada à gestão digital de coworkings, espaços compartilhados, estúdios e negócios similares.
A Plataforma poderá permitir ao Gestor, conforme o plano contratado e as funcionalidades disponíveis:
I. cadastrar espaços, salas, serviços, preços, horários e regras de utilização;
II. gerenciar agendas, reservas, disponibilidade e clientes;
III. criar e comercializar pacotes de horas, agendas fixas, planos recorrentes ou avulsos;
IV. acompanhar cobranças, pagamentos e relatórios financeiros;
V. integrar meios de pagamento por intermédio de gateway de pagamento terceirizado;
VI. cadastrar colaboradores e atribuir níveis de acesso ao ambiente administrativo; e
VII. disponibilizar ambiente de autoatendimento aos Clientes Finais vinculados ao respectivo Gestor.
2.2. Natureza da atuação da Roomfy
A Roomfy atua exclusivamente como fornecedora de tecnologia e ferramenta de gestão.
A Roomfy não é proprietária, administradora, representante, corretora, intermediadora comercial ou prestadora dos espaços, produtos ou serviços oferecidos pelos Gestores aos seus Clientes Finais.
A Roomfy não é responsável pela venda, qualidade, higiene, segurança, disponibilidade física, estrutura, atendimento presencial, regras de convivência, preços, cancelamentos, reembolsos, emissão de nota fiscal ou execução dos serviços oferecidos pelos Gestores.
Cada Gestor é o único e exclusivo responsável pela relação comercial mantida com seus Clientes Finais.
2.3. Licença de uso
Durante a vigência da contratação e desde que observadas as condições deste instrumento, a Roomfy concede ao Usuário, conforme seu perfil de acesso, uma licença de uso da Plataforma limitada, não exclusiva, não transferível, não sublicenciável e revogável.
A licença concedida ao Gestor será válida exclusivamente para a gestão do espaço cadastrado. A licença concedida ao Cliente Final será válida exclusivamente para utilização do ambiente vinculado ao respectivo Gestor, incluindo consultas, reservas, pagamentos e demais funcionalidades disponibilizadas.
A licença de uso não transfere ao Usuário qualquer direito de propriedade, titularidade ou participação sobre a Plataforma, códigos-fonte, marcas, interfaces, banco de dados, APIs, documentos, materiais técnicos, funcionalidades, layouts ou demais ativos de propriedade da Roomfy.
2.4. Limitações do serviço
A Roomfy não garante resultados comerciais, aumento de faturamento, ocupação de agendas, aprovação de subcontas, aprovação de pagamentos, liberação de crédito, disponibilidade contínua de integrações de terceiros ou ausência absoluta de falhas técnicas.
A utilização da Plataforma depende, entre outros fatores, de conexão à internet, dispositivos compatíveis, configurações realizadas pelo Gestor e serviços prestados por terceiros, incluindo o gateway de pagamento, provedores de hospedagem, infraestrutura, segurança e comunicação.
3. CADASTRO, CONTAS E ACEITE ELETRÔNICO
3.1. Criação de Conta
Para utilizar determinadas funcionalidades da Plataforma, o Usuário deverá realizar cadastro e fornecer informações completas, corretas, atualizadas e verdadeiras.
O Usuário declara possuir capacidade civil para celebrar este instrumento e utilizar a Plataforma.
Não é permitido o cadastro, a realização de reservas ou a utilização da Plataforma por menores de 18 anos. O Gestor deverá adotar medidas razoáveis para impedir o cadastro ou a inserção de dados de menores de idade em seu ambiente.
3.2. Responsabilidade pelas informações
O Usuário é integralmente responsável pela veracidade, atualização e legitimidade das informações fornecidas no cadastro.
O Gestor declara que possui todos os poderes, autorizações e direitos necessários para:
I. cadastrar o estabelecimento, seus colaboradores, espaços, preços, regras e conteúdos;
II. tratar os dados pessoais de seus Clientes Finais por meio da Plataforma;
III. vincular conta, subconta ou dados financeiros de sua titularidade ao gateway de pagamento; e
IV. contratar os Serviços em nome próprio ou em nome da pessoa jurídica que representa.
3.3. Credenciais de acesso
Cada Usuário deverá manter a confidencialidade de suas credenciais de acesso, incluindo login, senha, códigos de autenticação e demais mecanismos de segurança.
O Usuário será responsável por todas as ações realizadas mediante uso de sua Conta, inclusive quando decorrentes de compartilhamento indevido de credenciais, negligência, ausência de controle de acesso ou utilização por pessoa não autorizada.
O Gestor é responsável por cadastrar, alterar, remover e supervisionar os acessos de seus colaboradores, devendo atribuir permissões compatíveis com as atividades de cada pessoa.
3.4. Contas de Clientes Finais
Cada Conta de Cliente Final será vinculada ao ambiente de um determinado Gestor.
Caso o Cliente Final deseje utilizar serviços de outro coworking ou espaço que também utilize a Plataforma, deverá realizar cadastro próprio no ambiente correspondente, conforme a estrutura operacional adotada por cada Gestor.
3.5. Aceite eletrônico
O aceite deste instrumento será solicitado no momento do cadastro, mediante seleção de checkbox específico de concordância com os Termos de Uso e a Política de Privacidade.
Ao concluir o cadastro após o aceite, o Usuário declara que leu, compreendeu e concorda integralmente com este instrumento.
As alterações posteriores serão comunicadas na forma da cláusula 14, sem necessidade de novo aceite eletrônico, exceto quando exigido pela legislação aplicável.
O aceite eletrônico possui validade jurídica e produz os efeitos de manifestação de vontade realizada em meio físico, nos termos da legislação aplicável.
3.6. Registro de evidências
Para fins de segurança, auditoria, prevenção a fraudes e defesa de direitos, a Roomfy poderá registrar e armazenar informações relacionadas ao aceite e ao uso da Plataforma, incluindo:
I. data e hora do aceite;
II. endereço IP;
III. versão do documento aceita;
IV. identificação do Usuário;
V. e-mail cadastrado;
VI. navegador, dispositivo e informações técnicas de acesso; e
VII. logs de auditoria e segurança.
4. PERFIS DE USUÁRIOS E RESPONSABILIDADES
4.1. Responsabilidades da Roomfy
A Roomfy será responsável por disponibilizar a infraestrutura tecnológica da Plataforma, dentro dos limites deste instrumento, das funcionalidades contratadas e da disponibilidade técnica razoavelmente esperada.
A Roomfy poderá realizar atualizações, correções, manutenções, melhorias, alterações de interface, inclusão ou descontinuação de funcionalidades, desde que preservadas as obrigações essenciais do plano contratado e observadas as regras de comunicação previstas neste instrumento.
4.2. Responsabilidades do Gestor
O Gestor é o único responsável por seu estabelecimento e por sua relação com os Clientes Finais.
Compete exclusivamente ao Gestor:
I. cadastrar e manter atualizados os espaços, salas, serviços, horários, preços, descrições, fotos e regras aplicáveis;
II. definir e cumprir suas próprias políticas de cancelamento, reagendamento, multa, no-show, reembolso e utilização dos espaços;
III. garantir a disponibilidade física dos espaços anunciados;
IV. responder pela qualidade, segurança, higiene, infraestrutura, equipamentos, atendimento e funcionamento de seu estabelecimento;
V. emitir notas fiscais, recibos ou documentos fiscais relacionados às vendas realizadas aos Clientes Finais;
VI. prestar atendimento aos seus Clientes Finais, inclusive em relação a reservas, pagamentos, cancelamentos, reclamações e reembolsos;
VII. responder por erros de precificação, indisponibilidades, conflitos de agenda, informações incorretas ou regras inseridas na Plataforma;
VIII. responder por chargebacks, contestações, fraudes, prejuízos e obrigações decorrentes de suas vendas;
IX. observar a legislação aplicável à sua atividade, incluindo regras consumeristas, tributárias, sanitárias, trabalhistas e de proteção de dados; e
X. possuir direitos e autorizações sobre todos os conteúdos inseridos na Plataforma, incluindo marcas, fotos, textos, contratos, políticas e documentos.
XI. disponibilizar ao Cliente Final, antes da confirmação da reserva ou do pagamento, informações claras sobre preço total, duração, regras de cancelamento e reagendamento, multas, política de no-show e regras aplicáveis ao espaço;
XII. disponibilizar, quando aplicável, link ou acesso às regras, políticas e termos próprios do coworking ou estabelecimento na tela de cadastro ou reserva do Cliente Final.
4.3. Responsabilidades do Cliente Final
O Cliente Final é responsável por:
I. fornecer dados verdadeiros e atualizados;
II. manter a segurança de suas credenciais de acesso;
III. observar as regras, políticas e condições definidas pelo Gestor do espaço onde realizar a reserva;
IV. efetuar os pagamentos devidos nas condições apresentadas antes da contratação;
V. comparecer aos horários reservados e respeitar as normas de convivência, uso, segurança e funcionamento do espaço; e
VI. direcionar ao Gestor eventuais dúvidas, solicitações, cancelamentos, reembolsos, reclamações ou problemas relacionados à reserva e à utilização do espaço.
VII. reconhecer que a reserva é pessoal e intransferível, não podendo ser cedida ou transferida a outra pessoa por meio da Plataforma.
4.4. Relação entre Gestor e Cliente Final
Toda contratação de espaço, serviço, reserva, plano, pacote, agenda fixa, produto ou serviço adicional realizada pelo Cliente Final ocorrerá diretamente com o Gestor.
A Roomfy não se torna parte da relação comercial entre o Gestor e o Cliente Final, não sendo responsável por obrigações assumidas pelo Gestor, ainda que a reserva, cobrança ou pagamento tenha sido registrado por meio da Plataforma.
5. PLANOS, PREÇOS, COBRANÇA E RENOVAÇÃO
5.1. Planos e condições comerciais
A utilização das funcionalidades administrativas da Plataforma pelo Gestor dependerá da contratação de plano pago, conforme preços, condições, limites e funcionalidades informados no momento da adesão.
A precificação poderá variar de acordo com a quantidade de espaços ativos, recursos contratados, serviços adicionais, personalizações, migração de dados, configurações assistidas, integrações ou serviços de consultoria eventualmente solicitados pelo Gestor.
Eventual período de teste gratuito, quando disponibilizado, terá duração e condições informadas no momento do cadastro ou da oferta comercial.
5.2. Cobrança recorrente e renovação
Os planos terão cobrança recorrente na periodicidade informada no momento da contratação, normalmente mensal.
Salvo cancelamento realizado antes do próximo vencimento, a assinatura será renovada automaticamente por períodos sucessivos equivalentes ao ciclo contratado, mediante cobrança pelo meio de pagamento cadastrado ou disponibilizado ao Gestor.
5.3. Alteração de quantidade de espaços
O Gestor poderá solicitar a ampliação ou redução da quantidade de espaços vinculados ao seu plano.
Na hipótese de ampliação de espaços durante o ciclo de cobrança, a Roomfy poderá realizar cobrança proporcional imediata, calculada pro rata die, correspondente ao período restante até o próximo vencimento.
No ciclo seguinte, a mensalidade será ajustada de acordo com a nova quantidade de espaços ativos e com a tabela comercial vigente.
A redução de espaços poderá produzir efeitos a partir do próximo ciclo de cobrança, salvo se houver condição comercial específica informada pela Roomfy.
5.4. Taxas sobre transações
Além da mensalidade do plano, poderá incidir taxa de 0,5% (meio por cento) sobre o valor bruto das transações realizadas dentro da Plataforma, conforme as regras detalhadas na cláusula 6.4 deste instrumento.
As tarifas do gateway de pagamento, incluindo cartão, Pix, boleto, parcelamento, antecipação, chargeback, estorno e outros serviços financeiros, serão aplicadas conforme as regras e condições do respectivo fornecedor.
5.5. Reajustes e alterações de preço
Os valores dos planos poderão ser reajustados anualmente com base na variação acumulada do IPCA/IBGE ou índice que venha a substituí-lo.
A Roomfy também poderá alterar preços, planos, funcionalidades, tabelas comerciais ou condições de contratação, desde que comunique o Gestor com antecedência mínima de 30 dias por meio do e-mail cadastrado ou outro canal oficial disponibilizado na Plataforma.
Caso o Gestor não concorde com alteração relevante de preço ou condição comercial, poderá cancelar sua assinatura antes da entrada em vigor da alteração, permanecendo com acesso à Plataforma até o fim do período já pago.
5.6. Cancelamento pelo Gestor
O Gestor poderá solicitar o cancelamento da assinatura a qualquer momento.
O cancelamento interromperá a renovação automática futura, mas o Gestor permanecerá com acesso às funcionalidades contratadas até o encerramento do período já pago, salvo hipótese de inadimplência, fraude, violação deste instrumento ou exigência legal.
Não haverá reembolso proporcional por cancelamento voluntário referente ao período já disponibilizado da assinatura, salvo quando houver cobrança duplicada, erro comprovado da Roomfy, indisponibilidade relevante imputável exclusivamente à Roomfy ou outra hipótese expressamente reconhecida pela Roomfy.
5.7. Estornos e taxas
Em caso de estorno, cancelamento ou reembolso de transação ao Cliente Final, as taxas cobradas pela Roomfy e pelo gateway de pagamento não serão automaticamente devolvidas ao Gestor, salvo se houver obrigação legal aplicável ou previsão expressa em condição comercial específica.
5.8. Inadimplência
O não pagamento de qualquer valor devido poderá resultar na suspensão imediata das funcionalidades administrativas e operacionais da Conta do Gestor, incluindo a criação e o recebimento de novas reservas pelos canais de autoatendimento, cobranças, alterações de configuração e demais operações que dependam de acesso ativo à Plataforma.
Durante o período de inadimplência, o Gestor poderá acessar seus dados exclusivamente para consulta e solicitação de exportação, não sendo permitido editar cadastros, realizar novas configurações, criar reservas ou gerar novas cobranças enquanto a pendência não for regularizada.
Persistindo a inadimplência, a Roomfy poderá encaminhar até 3 notificações ao e-mail cadastrado pelo Gestor.
Após 1 ano de inadimplência, a Roomfy poderá encerrar definitivamente a Conta e promover a exclusão dos dados armazenados, observados os prazos legais de retenção e as regras previstas na Política de Privacidade.
5.9. Tributos
Os valores cobrados pela Roomfy poderão ser acrescidos dos tributos incidentes, quando aplicáveis, na forma da legislação vigente.
O Gestor será exclusivamente responsável pelos tributos, obrigações fiscais, emissão de documentos fiscais e demais encargos decorrentes das vendas realizadas a seus Clientes Finais.
6. PAGAMENTOS E INTEGRAÇÕES FINANCEIRAS
6.1. Integração com gateway de pagamento
A Plataforma poderá disponibilizar integração com gateway de pagamento de terceiros, atualmente por meio do Asaas, para viabilizar cobranças por cartão de crédito, Pix, boleto e outros meios eventualmente disponibilizados pelo respectivo fornecedor.
A utilização de funcionalidades financeiras poderá depender da criação, aprovação, validação e manutenção de subconta de titularidade do Gestor junto ao gateway de pagamento.
6.2. Relação comercial com o Cliente Final
O Gestor é o único vendedor, prestador de serviço e responsável comercial perante o Cliente Final em relação às reservas, planos, pacotes, agendas fixas, produtos, serviços adicionais, multas e demais cobranças realizadas em seu ambiente.
A Roomfy não vende espaços, não presta os serviços oferecidos pelo Gestor e não substitui o Gestor em suas obrigações comerciais, tributárias, consumeristas ou contratuais perante o Cliente Final.
6.3. Emissão de documentos fiscais
Compete exclusivamente ao Gestor emitir notas fiscais, recibos e demais documentos fiscais relativos às vendas e serviços prestados aos seus Clientes Finais.
A Roomfy emitirá os documentos fiscais aplicáveis apenas em relação aos valores cobrados diretamente do Gestor pela contratação dos planos, serviços adicionais, mensalidades e demais valores devidos à Roomfy.
6.4. Taxas aplicáveis
Além da mensalidade ou dos valores previstos no plano contratado, poderá incidir a taxa de 0,5% (meio por cento) sobre o valor bruto das transações realizadas dentro da Plataforma, incluindo reservas avulsas, planos, pacotes de horas, agendas recorrentes, multas, produtos, serviços adicionais e demais cobranças processadas por meio da integração financeira.
Também poderão incidir as tarifas cobradas pelo gateway de pagamento, incluindo, entre outras, taxas de cartão de crédito, Pix, boleto, parcelamento, antecipação, chargeback, estorno e serviços financeiros adicionais, conforme regras e condições estabelecidas pelo respectivo fornecedor.
6.5. Split de pagamento e ausência de custódia
Quando disponibilizado, o mecanismo de split de pagamento poderá ser utilizado para direcionar automaticamente a parcela correspondente à taxa da Roomfy e os valores devidos ao Gestor, conforme a configuração operacional do gateway de pagamento.
A Roomfy não é instituição financeira, instituição de pagamento, banco, emissora de moeda eletrônica ou custodiante de valores. A Roomfy não recebe, guarda, administra ou garante recursos financeiros do Gestor ou de seus Clientes Finais fora dos fluxos automatizados disponibilizados pelo gateway de pagamento.
6.6. Responsabilidade por chargebacks, contestações e fraudes
O Gestor é exclusivamente responsável por chargebacks, contestações, estornos, fraudes, prejuízos, apresentação de provas, atendimento ao Cliente Final e demais obrigações decorrentes das vendas realizadas em seu ambiente.
A Roomfy poderá prestar apoio técnico razoável quando houver informações disponíveis na Plataforma, mas não assume responsabilidade pelo resultado de disputas, decisões do gateway, reversões de pagamentos ou prejuízos suportados pelo Gestor.
6.7. Limitações do gateway de pagamento
A aprovação, recusa, limitação, suspensão, encerramento ou revisão de subcontas, pagamentos, repasses, antecipações, análises regulatórias e mecanismos antifraude são decisões exclusivas do gateway de pagamento e de suas políticas internas.
A Roomfy não garante a aprovação de cadastro, subconta, pagamento, recebimento, repasse, limite transacional, análise regulatória ou continuidade dos serviços financeiros de terceiros.
Caso a subconta do Gestor seja limitada, suspensa, recusada ou encerrada pelo gateway, o Gestor poderá perder o acesso às funcionalidades de cobrança integrada, sem prejuízo da continuidade das demais funcionalidades da Plataforma eventualmente disponíveis, inclusive gestão de agenda e registro de pagamentos manuais.
7. REGRAS DE USO E CONDUTAS PROIBIDAS
7.1. Uso lícito e adequado
O Usuário deverá utilizar a Plataforma de forma ética, segura, lícita e compatível com este instrumento, com a legislação aplicável e com a finalidade para a qual os Serviços foram disponibilizados.
7.2. Condutas proibidas
É expressamente proibido ao Usuário, diretamente ou por intermédio de terceiros:
I. realizar engenharia reversa, descompilação, desmontagem, cópia, modificação, adaptação ou criação de obra derivada da Plataforma, salvo quando expressamente autorizado por lei;
II. acessar, tentar acessar, testar, sondar ou violar sistemas, servidores, bancos de dados, APIs, credenciais, mecanismos de segurança ou áreas restritas da Plataforma;
III. praticar scraping, mineração de dados, extração automatizada, coleta massiva de informações, uso de robôs, crawlers, scripts ou mecanismos semelhantes sem autorização prévia e expressa da Roomfy;
IV. inserir códigos maliciosos, vírus, ransomware, spyware, arquivos corrompidos ou qualquer conteúdo capaz de comprometer a segurança, a estabilidade ou o funcionamento da Plataforma;
V. utilizar a Plataforma para fraude, lavagem de dinheiro, simulação de operações, ocultação de informações, violação de normas tributárias, consumeristas, financeiras, trabalhistas, sanitárias ou de proteção de dados;
VI. enviar mensagens não solicitadas, spam, comunicações abusivas, publicidade enganosa ou conteúdos que violem direitos de terceiros;
VII. compartilhar, ceder, vender, emprestar ou permitir o uso indevido de credenciais de acesso por pessoas não autorizadas;
VIII. utilizar a Plataforma para violar direitos autorais, marcas, segredos comerciais, direitos de imagem, direitos de personalidade, dados pessoais ou quaisquer outros direitos de terceiros;
IX. inserir, publicar, transmitir ou disponibilizar conteúdo ilegal, ofensivo, discriminatório, ameaçador, fraudulento, difamatório, obsceno ou incompatível com a finalidade da Plataforma;
X. revender, sublicenciar, explorar comercialmente ou disponibilizar a Plataforma a terceiros sem autorização expressa da Roomfy; e
XI. praticar qualquer ato que prejudique ou possa prejudicar a Roomfy, outros Usuários, o gateway de pagamento, fornecedores, Clientes Finais ou terceiros.
7.3. Medidas de proteção
A Roomfy poderá, a seu critério e sem prejuízo de outras medidas legais ou contratuais, bloquear acessos, limitar funcionalidades, remover conteúdos, suspender Contas, preservar registros, comunicar autoridades competentes e adotar medidas para prevenir danos, fraudes ou riscos à segurança.
8. CONTEÚDO INSERIDO PELO USUÁRIO
8.1. Responsabilidade pelo conteúdo
O Usuário é integralmente responsável por todo conteúdo inserido, armazenado, transmitido ou disponibilizado por meio da Plataforma, incluindo fotos, imagens, marcas, logotipos, textos, descrições, tabelas de preços, regras de uso, contratos, documentos, formulários, dados cadastrais, dados de Clientes Finais e demais materiais.
O Gestor declara que possui todos os direitos, autorizações, consentimentos e bases legais necessários para utilizar e inserir tais conteúdos na Plataforma.
8.2. Licença necessária para operação
Ao inserir conteúdo na Plataforma, o Usuário concede à Roomfy licença limitada, não exclusiva, gratuita e válida durante a vigência da Conta para hospedar, armazenar, reproduzir, processar, transmitir e exibir o conteúdo estritamente na medida necessária para a operação dos Serviços e das funcionalidades contratadas.
8.3. Conteúdo proibido
Não poderá ser inserido na Plataforma conteúdo que:
I. seja ilícito, fraudulento, ofensivo ou enganoso;
II. viole direitos autorais, marcas, direitos de imagem, dados pessoais ou demais direitos de terceiros;
III. contenha informações falsas, incompletas ou capazes de induzir Clientes Finais a erro;
IV. contenha dados pessoais sensíveis, prontuários, diagnósticos, informações clínicas, dados de saúde ou quaisquer informações proibidas pelas cláusulas 17.5 e 24 deste instrumento; ou
V. seja incompatível com a legislação ou com as regras deste instrumento.
8.4. Remoção e bloqueio
A Roomfy poderá remover, ocultar, restringir ou bloquear qualquer conteúdo que, a seu critério razoável, viole este instrumento, represente risco à segurança, seja objeto de denúncia, ordem judicial ou solicitação de autoridade competente.
A remoção de conteúdo não afasta a responsabilidade do Usuário por danos, prejuízos, obrigações ou violações decorrentes de sua inserção ou utilização.
9. DISPONIBILIDADE, SUPORTE E INTEGRAÇÕES DE TERCEIROS
9.1. Disponibilidade da Plataforma
A Roomfy envidará esforços comerciais razoáveis para manter a Plataforma disponível, buscando atingir disponibilidade anual de 99,0%, ressalvadas as hipóteses de indisponibilidade excluídas deste instrumento.
A Plataforma poderá sofrer interrupções temporárias para manutenção, atualização, correção de falhas, implantação de melhorias, reforço de segurança ou situações fora do controle razoável da Roomfy.
9.2. Manutenções programadas
Sempre que tecnicamente possível, as manutenções programadas serão realizadas fora do horário comercial e comunicadas ao Gestor com antecedência mínima de 48 horas por meio do e-mail cadastrado ou outro canal oficial da Plataforma.
9.3. Suporte
O suporte da Roomfy será prestado exclusivamente aos Gestores por meio do e-mail contato@roomfy.com.br e do WhatsApp +55 (48) 3197-0774, sem prejuízo de outros canais oficiais eventualmente disponibilizados pela Plataforma.
O atendimento regular ocorrerá de segunda-feira a sexta-feira, em dias úteis, das 9h às 18h. A Roomfy buscará apresentar resposta inicial em até 4 horas úteis, prazo que possui caráter estimativo e poderá variar conforme a complexidade, criticidade, volume de solicitações e necessidade de atuação de fornecedores terceiros.
Poderá haver atendimento emergencial fora do horário comercial para indisponibilidades críticas, sem que isso constitua obrigação permanente ou garantia de atendimento imediato.
9.4. Escopo do suporte
O suporte abrange esclarecimentos sobre o uso da Plataforma, triagem de falhas técnicas, orientações gerais sobre funcionalidades e suporte relacionado à assinatura do Gestor.
O suporte não inclui, salvo contratação específica:
I. consultoria de negócios;
II. cadastramento de salas, preços, regras, clientes ou conteúdos;
III. configuração operacional do coworking;
IV. suporte à conexão de internet, equipamentos ou dispositivos do Gestor;
V. atendimento direto a Clientes Finais do Gestor;
VI. suporte a sistemas, integrações ou fornecedores de terceiros; e
VII. desenvolvimento de funcionalidades, personalizações, migração de dados, configuração assistida ou consultoria.
9.4.1. Implantação e treinamento inicial
Cada Gestor terá direito a uma reunião online de implantação e treinamento inicial, com duração máxima de 30 minutos.
A reunião terá como finalidade apresentar as funcionalidades gerais da Plataforma e orientar o Gestor quanto à sua utilização básica.
A Roomfy não realizará o cadastramento de espaços, clientes, preços, regras, documentos ou demais configurações operacionais do Gestor.
Treinamentos adicionais, configurações assistidas, migração de dados, personalizações, integrações ou consultorias poderão ser contratados separadamente, conforme disponibilidade e condições comerciais aplicáveis.
9.5. Integrações e exclusões de SLA
Não serão consideradas falhas de disponibilidade imputáveis à Roomfy, nem gerarão créditos, abatimentos ou indenizações, as indisponibilidades decorrentes de:
I. manutenção programada previamente comunicada;
II. falhas, limitações, bloqueios ou indisponibilidades do Asaas ou de qualquer gateway de pagamento;
III. falhas de provedores de hospedagem, banco de dados, infraestrutura, segurança, telecomunicações, e-mail, mensagens ou outros fornecedores terceiros;
IV. falhas de conexão à internet, dispositivos, navegadores, configurações ou sistemas utilizados pelo Usuário;
V. mau uso da Plataforma, violação deste instrumento, fraude ou uso não autorizado;
VI. ataques cibernéticos, atos de terceiros, caso fortuito, força maior ou determinações de autoridades; e
VII. eventos fora do controle razoável da Roomfy.
10. DADOS DO CLIENTE, EXPORTAÇÃO E ENCERRAMENTO
10.1. Responsabilidade sobre os dados
Os dados pessoais inseridos pelo Gestor e os dados pessoais relacionados aos seus Clientes Finais permanecem sob responsabilidade do respectivo Gestor, que atua, em regra, como Controlador desses dados.
A Roomfy atua, em regra, como Operadora técnica dos dados de Clientes Finais inseridos nos ambientes dos Gestores, realizando o tratamento necessário para disponibilizar a Plataforma, suas funcionalidades, medidas de segurança, suporte e registros técnicos.
A Roomfy poderá tratar dados pessoais para cumprir obrigações legais, prevenir fraudes, proteger a segurança da Plataforma, exercer direitos em processos administrativos, arbitrais ou judiciais e atender demais finalidades previstas nesta Política de Privacidade.
10.2. Exportação de dados
O Gestor poderá solicitar a exportação dos seguintes dados relacionados ao seu ambiente:
I. cadastro de clientes;
II. reservas;
III. relatórios financeiros.
As exportações poderão ser disponibilizadas nos formatos CSV, Excel ou PDF, conforme a natureza do dado e a disponibilidade técnica da Plataforma.
A Roomfy buscará disponibilizar a exportação em até 48 horas úteis após a solicitação válida do Gestor, sem cobrança adicional, ressalvadas solicitações excessivas, tecnicamente complexas, incompatíveis com a segurança da Plataforma ou que envolvam dados de terceiros sem autorização adequada.
10.3. Cancelamento e acesso posterior
Após o cancelamento da assinatura, o Gestor poderá manter acesso restrito aos dados de seu ambiente para consulta e exportação pelo prazo de até 1 ano.
O acesso posterior ao cancelamento não autoriza a criação de novas reservas, cobranças, alterações de configuração ou utilização das funcionalidades pagas da Plataforma.
A manutenção de acesso poderá ser limitada apenas em hipóteses de segurança, fraude, obrigação legal, ordem de autoridade competente ou uso indevido da Plataforma.
10.4. Retenção, exclusão definitiva e backups
Os dados serão mantidos pelo prazo de até 1 ano após o encerramento da Conta, da assinatura ou da relação contratual, salvo quando prazo diverso for necessário para cumprimento de obrigação legal, defesa de direitos, prevenção a fraudes, segurança ou preservação de registros técnicos.
Após o encerramento do prazo de retenção aplicável, a Roomfy promoverá a exclusão definitiva dos dados ativos vinculados à Conta, sem possibilidade de recuperação.
Os backups que contenham dados vinculados à Conta excluída serão eliminados em até 48 horas úteis após a exclusão definitiva, ressalvadas obrigações legais, necessidade de preservação de evidências ou impedimento técnico justificado.
11. PROPRIEDADE INTELECTUAL
11.1. Titularidade da Roomfy
Todos os direitos de propriedade intelectual relacionados à Roomfy pertencem exclusivamente à COGNEXA TECNOLOGIA E SERVIÇOS DIGITAIS LTDA ou a seus licenciantes, incluindo, sem limitação, software, código-fonte, código-objeto, estrutura de banco de dados, interfaces, layouts, APIs, integrações, funcionalidades, algoritmos, marcas, logotipos, nomes comerciais, domínios, documentos, manuais, materiais técnicos e conteúdos institucionais.
11.2. Ausência de transferência de direitos
A utilização da Plataforma não concede ao Usuário qualquer direito de propriedade, cessão, licença perpétua, participação societária, acesso ao código-fonte ou exploração comercial dos ativos da Roomfy.
O Gestor poderá utilizar a marca, o nome comercial e os elementos de identificação da Roomfy para informar que utiliza a Plataforma, inclusive em materiais institucionais, comerciais e campanhas relacionadas ao seu estabelecimento, desde que o uso seja verdadeiro e não sugira sociedade, representação, patrocínio ou endosso não autorizado pela Roomfy.
É vedado ao Gestor alterar, registrar, imitar ou utilizar a marca Roomfy em domínio, produto, serviço ou campanha que possa induzir terceiros a erro ou prejudicar a reputação da Roomfy.
11.3. Uso da marca do Gestor
O Gestor autoriza a Roomfy a utilizar seu nome empresarial, nome fantasia, marca e logotipo em materiais institucionais, apresentações comerciais, portfólio, cases de sucesso e divulgações relacionadas à Plataforma, sem contraprestação financeira.
Essa autorização não transfere a titularidade da marca do Gestor à Roomfy e deverá ser utilizada de forma compatível com a identificação institucional do relacionamento comercial entre as partes.
12. CONFIDENCIALIDADE
12.1. Informações confidenciais
São consideradas informações confidenciais todas as informações não públicas compartilhadas entre as partes em razão da utilização da Plataforma ou da relação comercial, incluindo dados de clientes, credenciais, relatórios financeiros, preços, condições comerciais, estratégias, documentos, integrações, dados técnicos, informações de segurança, registros de acesso, planos de negócio e demais informações que, por sua natureza, sejam confidenciais.
12.2. Obrigações de confidencialidade
Cada parte compromete-se a:
I. utilizar informações confidenciais exclusivamente para execução deste instrumento;
II. adotar medidas razoáveis para protegê-las contra acesso, divulgação, perda ou uso não autorizado;
III. restringir o acesso às pessoas que necessitem conhecê-las para fins legítimos e que estejam sujeitas a obrigação de confidencialidade; e
IV. não divulgar informações confidenciais a terceiros sem autorização prévia e expressa da outra parte, exceto nas hipóteses previstas neste instrumento ou exigidas por lei.
12.3. Exceções
Não serão consideradas confidenciais as informações que:
I. sejam públicas sem violação deste instrumento;
II. tenham sido obtidas legitimamente de terceiro sem dever de sigilo;
III. já fossem comprovadamente conhecidas pela parte receptora antes de seu recebimento; ou
IV. devam ser divulgadas por força de lei, ordem judicial, determinação administrativa ou solicitação de autoridade competente.
12.4. Prazo
A obrigação de confidencialidade permanecerá válida durante a vigência deste instrumento e por 1 ano após seu término, sem prejuízo de prazos maiores exigidos por lei ou aplicáveis a segredos comerciais, dados pessoais e informações protegidas por normas específicas.
13. RESPONSABILIDADE, LIMITAÇÕES E INDENIZAÇÃO
13.1. Limites da responsabilidade da Roomfy
A Roomfy responde exclusivamente pelos danos diretos comprovadamente causados por falha imputável a ela, observados os limites legais aplicáveis e as regras deste instrumento.
Em nenhuma hipótese a Roomfy será responsável por danos decorrentes de atos, omissões, falhas ou obrigações do Gestor, do Cliente Final, do gateway de pagamento, de fornecedores terceiros, da conexão de internet, de equipamentos do Usuário ou de eventos fora de seu controle razoável.
13.2. Exclusão de danos indiretos
Na máxima extensão permitida pela legislação aplicável, a Roomfy não será responsável por lucros cessantes, perda de receita, perda de oportunidade, perda de dados causada por uso indevido do Usuário, danos indiretos, danos consequenciais, danos emergentes não comprovados, danos reputacionais ou prejuízos decorrentes de decisões comerciais tomadas pelo Gestor.
13.3. Limite financeiro
Nas relações estritamente empresariais entre a Roomfy e o Gestor, a responsabilidade total da Roomfy, quando reconhecida, ficará limitada ao montante efetivamente pago pelo Gestor à Roomfy pelos Serviços nos 3 meses imediatamente anteriores ao evento que originou a reclamação.
Esse limite não se aplica às hipóteses em que a legislação imponha responsabilidade obrigatória ou proíba sua limitação.
13.4. Indenização pela conduta do Usuário
O Usuário, e especialmente o Gestor quando atuar em nome próprio ou de seu estabelecimento, obriga-se a indenizar, defender e manter a Roomfy, seus sócios, administradores, colaboradores e parceiros indenes de reclamações, processos, multas, danos, custos e despesas decorrentes de:
I. fraude, conduta ilícita ou uso indevido da Plataforma;
II. violação deste instrumento;
III. inserção, uso ou compartilhamento indevido de dados pessoais;
IV. violação de direitos de terceiros, incluindo direitos autorais, marcas, imagem, privacidade e propriedade intelectual;
V. informações incorretas, preços, regras, cancelamentos, reembolsos ou falhas operacionais do Gestor;
VI. descumprimento das regras do gateway de pagamento; ou
VII. descumprimento de obrigações legais, fiscais, consumeristas, regulatórias ou contratuais aplicáveis ao Gestor.
14. ALTERAÇÕES DOS TERMOS E COMUNICAÇÕES
14.1. Atualizações do instrumento
A Roomfy poderá atualizar, revisar ou modificar este instrumento para refletir alterações legais, regulatórias, operacionais, técnicas, comerciais, de segurança ou de funcionalidades da Plataforma.
14.2. Comunicação das alterações
Alterações materiais nos Termos de Uso, na Política de Privacidade, nos preços, nos planos ou nas condições comerciais serão comunicadas com antecedência mínima de 30 dias.
Alterações relacionadas a preços, planos, cobrança ou condições comerciais serão comunicadas ao e-mail cadastrado pelo Gestor.
Alterações materiais que afetem o uso da Plataforma ou o tratamento de dados pessoais poderão ser comunicadas ao e-mail cadastrado pelo Usuário afetado, quando aplicável, além de serem disponibilizadas na Plataforma com indicação da data de vigência e da última atualização.
14.3. Direito de cancelamento
Caso o Gestor não concorde com alteração material que afete sua contratação, poderá cancelar sua assinatura antes da entrada em vigor da nova versão, permanecendo com acesso à Plataforma até o término do período já pago, salvo inadimplência, fraude, violação deste instrumento ou determinação legal.
14.4. Comunicações oficiais
O e-mail informado pelo Usuário no cadastro será considerado canal oficial para comunicações relacionadas à Conta, cobranças, suporte, alterações contratuais, notificações, segurança, privacidade e demais assuntos relacionados à Plataforma.
O Usuário é responsável por manter seus dados de contato atualizados e por acompanhar as comunicações enviadas pela Roomfy.
15. LEGISLAÇÃO APLICÁVEL E FORO
15.1. Legislação aplicável
Este instrumento será regido e interpretado de acordo com as leis da República Federativa do Brasil.
15.2. Foro para relações empresariais
Nas relações estritamente empresariais entre a Roomfy e o Gestor, as partes elegem o foro da Comarca de Palhoça, Estado de Santa Catarina, para dirimir controvérsias decorrentes deste instrumento, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
15.3. Proteção ao Cliente Final consumidor
Quando o Cliente Final for considerado consumidor nos termos da legislação aplicável, prevalecerão as normas obrigatórias de proteção e defesa do consumidor, inclusive quanto à competência territorial e ao acesso aos órgãos administrativos e judiciais competentes.
Nenhuma disposição deste instrumento deverá ser interpretada de modo a restringir direitos irrenunciáveis ou garantias legais aplicáveis ao consumidor.
